Plus que jamais, à l'aube de la mondialisation des marchés, la communication interne aux employés exerce un rôle prédominant dans la réussite d'une entreprise. Elle fait appel à une panoplie de moyens pour véhiculer l'information auprès des ressources. Or, parmi ceux-ci, figure l'afficheur vidéo. Qu'en est-il au juste? Est-ce un substitut aux autres moyens de communication? Quels sont les facteurs de succès de son émergence et les pièges à éviter? Voilà autant de questions auxquelles nous essayerons de répondre par ce document.
Bien que nous puissions retracer sur plusieurs siècles l'évolution de l'activité économique des entreprises, il en est tout autrement en ce qui concerne la communication aux employés. En effet, c'est seulement à partir de la phase de l'industrialisation et de l'automatisation des processus de production qu'elles ont vraiment commencé à s'y intéresser.
D'une part, l'accroissement de leur capacité de production les oblige à développer des outils publicitaires de plus en plus variés et raffinés pour faire connaître leurs produits et attirer les consommateurs. D'autre part, elles ont vite réalisé qu'il leur était impossible d'augmenter leur efficacité au-delà d'un certain seuil sans passer par une amélioration des relations de travail et la circulation de l'information préalablement requise.
Il faudra cependant attendre les années 50 pour voir s'implanter les premiers jalons de la communication interne. En effet, c'est à cette époque, suite à diverses recherches américaines que nous verrons apparaître les premiers journaux d'entreprise, les lettres au personnel ainsi que les panneaux d'affichage à l'interne.
Depuis, de nombreux autres moyens de communication se sont ajoutés pour permettre une bonne circulation de l'information descendante, ascendante et latérale dans les entreprises. "Cependant la pratique de l'information est exigeante : plus elle se développe, plus le besoin se fait sentir, mieux elle est donnée, plus sa diffusion doit être soignée et renouvelée"3. Donc, lorsque l'on s'engage sur cette voie, on ne peut que progresser.
Nous pouvons décrire l'afficheur vidéo comme étant un système de communication permettant la diffusion d'informations sur un réseau d'écrans de télévision. Pour vous aider à vous figurer une image plus concrète de ce système, référez-vous aux écrans de télévision que vous avez sans aucun doute remarqués dans les gares et les aéroports pour afficher les horaires des départs et des arrivées. Il s'agit là d'une de ses applications utilisées cette fois-ci en communication externe dans les édifices publics.
Maintenant que nous sommes un peu mieux situés, reprenons notre description à partir des écrans de télévision qui constituent le dernier élément et la partie la plus visible de notre système de communication. Afin de rendre très accessibles les informations diffusées dans les entreprises, on les installe habituellement dans les aires de rassemblement près des distributrices à café, des photocopieurs, à la cafétéria et dans les salles de repos. Certaines applications à caractère opérationnel nécessitent par ailleurs qu'elles soient installées directement dans les aires de travail.
L'information est presque toujours véhiculée aux employés en mode visuel par le biais de textes que l'on peut supporter par des illustrations graphiques ou des images. Selon les circonstances, il est également possible d'entrecouper la diffusion des différents messages pour permettre la présentation en direct d'une allocution du président, d'un enregistrement vidéo pour la formation ainsi que la retransmission d'une émission de télévision locale.
L'édition et la programmation de l'information se font au coeur même du système par l'afficheur vidéo. L'information est par la suite acheminée aux écrans de télévision par le biais d'un réseau de distribution.
Le schéma 1 présenté ci-dessous résume les différentes parties de ce système de communication.
Nous reviendrons plus tard sur ces descriptions pour élaborer davantage.
Ce n'est surtout pas à cause d'un emballement occasionné par l'apparition d'un nouveau moyen de communication popularisé par la dernière mode de l'heure que les afficheurs vidéo se répandent de plus en plus rapidement dans les entreprises .Ils se sont bâtis une solide réputation qui repose sur leur efficacité et les nombreux avantages inégalés qu'ils procurent.
C'est faux de prétendre que les entreprises ont très peu d'informations qui valent la peine d'être diffusées au point de pouvoir intéresser les employés ou encore plus, de réussir à les motiver.
Dans les faits, il y a toujours quelque chose d'intéressant à dire. L'information est beaucoup plus abondante qu'on ose croire. Souvent, ce qui fait défaut, ce sont les moyens pour la faire jaillir, la traiter et la diffuser de façon à ce qu'elle puisse attirer l'attention.
Une des meilleures façons de la cueillir consiste à impliquer l'ensemble du personnel en commençant par le président. L'objectif premier n'étant pas de trouver la nouvelle la plus sensationnelle mais plutôt l'information qui puisse être utile à un groupe d'employés. Mais attention, parfois nous avons tendance à écarter l'information, croyant qu'elle est connue de tous ou qu'elle ne peut intéresser personne parce qu'elle ne nous intéresse pas.
Lors de l'introduction d'un changement important, "il convient d'informer amplement et en priorité le personnel"3 pour l'aider à s'y adapter. Et plus encore, "l'information s'impose tout simplement parce que les nouvelles circulent vite"3 et qu'elles ne doivent laisser aucune place à la rumeur. Par ailleurs, l'entreprise se retrouve parfois dans des situations critiques résultant de pressions exercées par la concurrence, de relations tendues ou d'un conflit. Ce sont là des "occasions privilégiées de faire jouer l'information puisqu'elle exerce un rôle décisif, même si elle ne peut constituer le seul élément de la solution" 3. Dans ces circonstances, l'afficheur vidéo constitue un outil efficace de communication aux employés de par sa rapidité d'intervention et l'étendue de sa couverture.
Par ailleurs, les réorganisations administratives entraînent inévitablement des changements organisationnels qui s'accompagnent toujours d'un besoin immense d'information pour rassurer et guider les employés et faire en sorte que la transition puisse se faire en douceur. Notre expérience en qualité de manufacturier démontre qu'une bonne partie de nos ventes d'afficheurs vidéo destinés à la communication interne est occasionnée par ce besoin.
Nous vous proposons une grille de sujets d'information pour vos communications internes. Elle vous aidera à établir et classifier les sujets que vous désirez aborder. De plus, vous pourrez l'utiliser pour préparer des pages titres qui serviront de référence à votre auditoire.
Enchaînez avec vos projets et leurs suivis, soit tout ce qui implique un changement important: une nouvelle structure, un nouveau programme, une nouvelle technologie, un nouveau procédé, un agrandissement, un déménagement, l'acquisition d'un concurrent ou votre fusion avec une autre entreprise.
Vos produits sont également une bonne source de nouvelles. C'est alors le moment de parler des changements survenus dans votre marché, des modifications apportées à vos produits, de l'introduction de nouveaux produits, du nouveau programme de ventes, du lancement d'une campagne publicitaire ou d'une promotion, de vos nouveaux distributeurs, etc.
Vous pourriez terminer votre bulletin de nouvelles en annonçant la liste des clients et des personnalités qui vous visiteront durant la période.
Ils en profitent habituellement pour adresser des voeux lors des anniversaires, des mariages et des naissances, annoncer des résultats sportifs intra-muraux, les activités du club social, la tenue ainsi que les résultats des campagnes de charité et des cliniques de sang, etc.
D'autres, utilisent un deuxième canal d'information pour diffuser continuellement la liste des personnes de garde pour leurs différents corps de métier.
Le succès de l'implantation d'un afficheur vidéo dans les communications internes d'une entreprise relève d'un ensemble de facteurs inter-reliés des plus complexes. Bien que certains puissent intervenir de façon aléatoire ou incontrôlable, vous pouvez cependant en influencer un très grand nombre pour garantir sa réussite. Pour cela, vous devez prendre soin de vous assurer :
En continuité avec ce que nous venons d'énoncer, il existe également certaines règles de communication ainsi que des principes découlant de la pratique qu'on se doit de respecter pour maintenir l'attention et l'intérêt des usagers. Nous vous les présentons sous forme de pièges à éviter:
Jugez par vous-mêmes, vous découvrirez que les afficheurs vidéo sont tout à fait remarquables sur plusieurs points.
Leur rapidité de communication est presque instantanée. Une fois éditée l'information circule à la vitesse de l'éclair. C'est donc excellent pour véhiculer une information urgente aux employés ou pour tuer dans l'oeuf une mauvaise rumeur.
Dû au fait qu'il soit nécessaire de se concentrer uniquement sur les éléments essentiels de l'information à diffuser, celle-ci demeure précise et exacte laissant ainsi très peu de place aux interprétations.
La couverture de l'information peut être considérable tout en étant uniforme. En un tour de main, il est possible de rejoindre l'ensemble des employés en même temps et ce, peu importe, qu'ils se trouvent dans différents locaux, dans une multitude d'immeubles disséminés sur une vaste étendue ou aux quatre coins de la planète. Sans égard au travail qu'ils ont à exécuter, ils peuvent tous avoir accès à un écran de télévision.
Les afficheurs vidéo facilitent beaucoup l'accessibilité à l'information. Aussi étrange que cela puisse paraître,"c'est malheureux de constater que, plus il faut faire des efforts pour être informé, moins on le devient. Les gens choisissent toujours la voie la plus facile"4. C'est donc par réflexe naturel qu'ils se dirigent intuitivement vers la télévision et ses applications pour cueillir leurs informations quand c'est possible. En effet, "ça nécessite très peu d'efforts pour arrêter et regarder un écran de télévision".4 De plus, considérant le fait qu'ils vivent maintenant dans un univers où la télévision est omniprésente, ils démontrent aucune réticence à l'utiliser pleinement au travail.
Avantageux aussi sur les coûts!...
L'utilisation par les entreprises des afficheurs vidéo pour leurs communications aux employés leur permet de dégager des économies substantielles.
Par ailleurs, lorsque nous établissons une comparaison des coûts de l'information produite et diffusée par le biais de l'afficheur vidéo avec ceux de tous les autres moyens de communication, nous sommes avantagés car l'édition des messages requiert très peu de temps alors que les coûts de diffusion sont presque nuls. Ils se résument à ceux de l'électricité consommée par les appareils. C'est encore là un avantage distinctif qui s'ajoute à la liste.
Voici un bref résumé des autres avantages qui se rattachent à l'afficheur vidéo que nous considérons important de souligner :
Que faire de nos moyens de communication actuels?
Nous avons vu que seul l'afficheur vidéo était capable de diffuser instantanément une information qui puisse être accessible facilement et simultanément à un vaste auditoire. Aucun autre moyen de communication que ce soit : le panneau d'affichage, le babillard, la note d'information, la lettre au personnel, le journal de l'entreprise ou la téléconférence ne peut prétendre en faire autant.
Par ailleurs, c'est un moyen de communication qui permet la diffusion d'une information qui peut prendre deux formes. Elle peut être ponctuelle, exclusive dans le temps ou complémentaire aux autres moyens de communication. Dans ce cas, en plus d'attirer l'attention de l'auditoire, elle apporte un supplément de nouvelles où elle dirige les gens vers un autre moyen de communication pour obtenir une information plus détaillée.
"Ironiquement, aucun moyen traditionnel de communication n'est disparu suite à l'implantation d'un afficheur vidéo. Ils se sont seulement concentrés dans leur niche respective".4
D'autre part, "pour qu'un message soit entendu, il faut qu'il soit décliné. C'est-à-dire apparaître dans chaque support de communication dont l'entreprise dispose. Un outil de communication ne touche, en une fois, que 30% du public visé"2
L'afficheur vidéo plus en détail
Ce serait maintenant le moment de reprendre la description de ce système de communication que nous avions mise de côté. Cette fois nous entrerons dans les détails afin que vous puissiez comprendre et apprécier toutes ses possibilités.
Ce système de communication se divise en trois types d'appareillages:
1. L'appareil d'édition et de diffusion;
2. Le réseau de distribution;
3. Le réseau d'écrans de télévision.
1. L'appareil d'édition et de diffusion
L'appareil d'édition et de diffusion est ce que nous appelons communément l'afficheur vidéo. Nous en retrouvons deux formes sur le marché soit: les appareils dédiés et les ordinateurs utilisant des logiciels adaptés pour cette application.
Ces logiciels ont l'habitude de vouloir tout faire par le biais d'un grand choix d'options, ce qui devient à la fois très complexe et peu convivial. Ils oeuvrent comme des généralistes qui ne peuvent atteindre le rendu du spécialiste. D'autre part, comme la technologie des ordinateurs personnels évolue très rapidement, elle devient vite périmée.
Les afficheurs vidéo quant à eux, sont des appareils dédiés, c'est-à-dire conçus expressément pour accomplir une tâche très précise, en l'occurrence dans ce cas-ci, l'édition et la diffusion de l'information.
Pour préserver leur convivialité, on propose un nombre limité d'options qui réussissent facilement à satisfaire l'ensemble des besoins et des exigences de la création. L'édition des textes peut se faire en couleurs sur différents fonds graphiques résidants ou composés spécifiquement à partir des fonctions de création. La capacité des mémoires pour conserver les messages peut varier ainsi que le nombre de styles de fontes et d'effets spéciaux reliés à l'affichage des pages d'information. Sur certains appareils plus dispendieux, l'édition du texte peut se faire sur des photos de qualité professionnelle tirées d'un répertoire ou récupérées par le biais d'une caméra vidéo, en plus d'avoir la possibilité d'ajouter du son à la présentation.
La fonction diffusion de l'appareil fait appel à tout ce qui est nécessaire pour visualiser de façon cyclique les différents messages. Ceux-ci sont programmés selon un horaire et un échéancier précis de présentation. La mise à jour de l'information peut se faire automatiquement sans qu'aucune intervention ne soit requise. Il en est de même pour la gestion des messages à distance qui s'effectue par le biais des lignes téléphoniques.
Notons également que l'appareil peut comporter plusieurs canaux de diffusion permettant d'acheminer différents messages en même temps et de contrôler d'autres sources d'informations telles que: les émissions en direct, comme le discours du président, ou enregistrées pour la formation, les programmes extérieurs et les téléconférences.
2. Le réseau de distribution
Le réseau de distribution sert à réunir l'afficheur vidéo aux écrans de télévision. L'information voyage presque toujours par le biais de câbles coaxiaux. Ceux-ci peuvent être dirigés directement vers un écran ou servir à raccorder tous les écrans rattachés au réseau.
Bien que la distribution se fasse habituellement en mode vidéo en utilisant un câble audio et un câble vidéo distinct, certaines installations font appel au mode RF. Dans ce cas, les signaux sont alors modulés sur une fréquence radio (la
fréquence d'un canal de télévision, avant d'être transmis également par câble aux écrans. Les schémas de chacun de ces modes de distribution sont présentés ci-dessous.
Par ailleurs, lorsque l'information doit être transportée à distance, le transfert s'effectue par téléphone via un modem ou par satellite. Dès qu'elle est reçue, l'information est prise en charge par un afficheur vidéo relais qui l'achemine au réseau de distribution.
Lors de la planification de votre réseau de distribution, il serait avantageux de prévoir également, tous les emplacements des écrans qui s'ajouteront de façon à passer tout le câblage en un seul coup. Vous réaliserez ainsi des économies substantielles.
3. Le réseau d'écrans de télévision
Selon les applications envisagées, les écrans sont répartis dans les aires de rassemblement près des élévateurs, des distributrices à café, des photocopieurs, à la cafétéria, dans
les salles de repos ou de conférences et même parfois dans les aires de travail. Avant de déterminer la quantité d'écrans dont vous aurez besoin, rappelez-vous que l'efficacité de votre réseau sera déterminée principalement en fonction du choix des endroits les plus propices plutôt que par leur nombre.
Il existe sur le marché deux catégories d'écrans de télévision. Les écrans conventionnels de télévision qui fonctionnent tous selon le mode de diffusion RF. Ils sont habituellement modifiés de façon à ne recevoir que le canal utilisé pour la diffusion de l'information. L'autre catégorie concerne les écrans de télévision professionnels appelés communément des moniteurs de télévision. Ils utilisent des branchements directs pour l'audio et le vidéo.
Avant de clore ce sujet, il serait important de mentionner que l'information diffusée sur ces écrans est avant tout destinée au personnel et partant de ce fait, elle n'est pas toujours appropriée aux besoins des visiteurs. Il serait donc opportun d'en tenir compte lors de la préparation des messages ou de la répartition des écrans.
L'implantation d'un afficheur vidéo nécessite une planification rigoureuse qui requiert de nombreuses prises de décisions à plusieurs niveaux de l'entreprise. Le tableau qui suit fait ressortir les principaux champs:
Par ce document, nous vous avons fait découvrir un outil de communication dont vous avez pu soupeser l'efficacité par l'appréciation de ses avantages. De plus, vous connaissez maintenant les pièges à éviter et les facteurs qui conditionnent le succès de son implantation. Vous êtes fort alors de recommander à votre entreprise l'acquisition d'un afficheur vidéo qui constituera un excellent investissement pour développer vos communications internes.
Le développement des médias, la démocratisation des cultures, l'éclatement des frontières et la mondialisation des marchés sont autant d'éléments qui continueront de stimuler à une allure exponentielle les besoins d'information des organisations et de leurs ressources au cours des prochaines années. Demeurez aux aguets et ouverts à la communication, ainsi, les changements s'effectueront toujours en douceur faisant place à l'harmonie. Et rappelez-vous que vous pourrez toujours compter sur votre afficheur vidéo au fil des ans pour maintenir en tout temps un lien de communication avec tous les employés de votre entreprise.
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À PROPOS DE TELEDAC INC.: TELEDAC INC., située à Montréal, Québec, se spécialise dans le développement et la fabrication d'une gamme complète d'afficheurs vidéo pour la communication interne et la câblodistribution. | |
À PROPOS DE L'AUTEUR: Michel Gauthier, B.Sc., M.B.A., possède plusieurs années d'expérience dans le domaine des communications et du marketing acquises par l'enseignement et la pratique dans diverses entreprises.. |
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Cet article a été présenté à CEV EXPO97, à Montréal en Novembre 1997 | |
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